總經(jīng)理讓秘書(shū)次日九點(diǎn)安排一個(gè)會(huì)議:通知到每一個(gè)參會(huì)人員,然后秘書(shū)自己也參加會(huì)議并做好服務(wù)。
一段秘書(shū)的做法:發(fā)通知。用電子郵件或微信發(fā)出會(huì)議通知,準(zhǔn)備好會(huì)議用品,并參加會(huì)議。
二段秘書(shū)的做法:抓落實(shí)。發(fā)出通知后,通過(guò)打電話或微信與需要參會(huì)的同志逐一落實(shí),確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。
三段秘書(shū)的做法:重檢查。通知發(fā)出,落實(shí)到人后,第二天在會(huì)前30分鐘提醒需要參會(huì)的人員及時(shí)參會(huì),并了解有沒(méi)有變動(dòng),如有變動(dòng),及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào),保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉會(huì)議缺席情況,也給總經(jīng)理確定將缺席的人員是否必須參會(huì)留下時(shí)間。
四段秘書(shū)的做法:勤準(zhǔn)備。發(fā)通知,落實(shí)到人,會(huì)前通知后,去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常,并在會(huì)議室的門(mén)上貼上小條:此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。
五段秘書(shū)的做法:細(xì)準(zhǔn)備。除以上任務(wù)完成以外,還事先了解了這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是什么,主要議題是什么,然后給參會(huì)者發(fā)過(guò)去與這個(gè)議題有關(guān)的資料,供他們參考。
六段秘書(shū)的做法:做記錄。除完成以上任務(wù)以外,還在會(huì)議過(guò)程中詳細(xì)做好了會(huì)議記錄。并在允許的情況下,做了一個(gè)錄音備份。
七段秘書(shū)的做法:發(fā)記錄。除完成以上任務(wù)以外,會(huì)后還整理好會(huì)議記錄(錄音)給總經(jīng)理。然后,請(qǐng)示總經(jīng)理是否發(fā)給參會(huì)人員,或其他人員。
八段秘書(shū)的做法:定責(zé)任。除完成以上任務(wù)以外,將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)一一落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人。然后,經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后,形成書(shū)面?zhèn)渫?。將備忘錄交給總經(jīng)理和當(dāng)事人一人一份,定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況,并及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。
九段秘書(shū)的做法:做流程。把上述過(guò)程做成標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議流程,讓任何一個(gè)秘書(shū)都可以根據(jù)這個(gè)流程把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段,形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系。
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